SOFTWARE PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA


SOFTWARE-DEFINICIÓN

Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware.

Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal como el sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.

CLASIFICACIÓN

A los fines prácticos se puede clasificar al software en tres grandes tipos:


GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Dentro del inmenso mundo de los programas o ‘software’ para optimizar el uso de la computadora se halla el software administrativo. Dado que toda oficina no cumple con las mismas tareas, todo el software administrativo no es creado igual: algunos programas pueden ser efectivos la organización de una oficina, otros, para el trato con el cliente, y otros, efectivos a la hora de tratar todo lo relacionado con la administración del dinero. Veamos algunos ejemplos:

  • Administración de clínicas

  • Administración de entidades educativas

  • Administración de propiedad horizontal

  • Administración contable

  • Punto de venta, facturación de servicios y mercancía

  • Gestión de pago y cálculo de conceptos

La mayoría de las empresas, especialmente las que se encuadran dentro de la categoría de las PYMES, podrán aprovecharse de alguno de los tipos de software administrativo mencionados. Sin embargo, antes de tomar la decisión final, es necesario tener en cuenta ciertos puntos relacionados con la eficiencia y el costo del software elegido a largo plazo.

Por ejemplo, es necesario tener en mente que, además de los costos por licencias de software y por su implementación, hay ciertos costos ‘ocultos’ que pueden resultar de significativa relevancia en el mediano y el corto plazo, por lo que es necesario analizarlos antes de tomar un compromiso con la empresa de software de administración elegida:

  • Algunas empresas de software exigen que se utilice hardware provisto por ellos. Dado que la mayoría de los sistemas modernos es capaz de correr en cualquier PC actualizada, no habría razones concretas para tal exigencia, más que el lucro del proveedor de software

  • Si la empresa ha crecido demasiado puede ser necesario agregar módulos y nuevas funciones al sistema. Es importante averiguar los costos de esta posible ampliación.

  • Si el sistema es grande y/ o complicado podría haber costos de capacitación. Si bien la capacitación inicial suele estar incluida en el costo del sistema, las empresas usualmente cobran adicionales para capacitar al personal nuevo.

  • Ciertos proveedores de software cobran cuotas extras o ’fees’ por el uso de algunas de las características del sistema, por ejemplo por impresión o por transacción.

Si se toman en cuenta estos aspectos, no será difícil decidir cuál es el software administrativo adecuado para cada tupo de empresa, y si se prevén sus posibles costos ocultos se evitarán sorpresas desagradables a mediano y largo plazo.